申请PhD 自荐信该怎么写

套磁其实是一种很流行的与教授直接沟通获取信息的方式。实力雄厚的申请者给教授写信，目的在于明确自己跟教授的研究方向契合。大多数人写套磁信其实是为了给教授留下好印象，从对方的来信中揣摩自己能否申请加入对方的团队。怎样套磁才得体有效？什么样的自荐信才能吸引教授的注意呢？为此，我专门咨询了几个博士生同学、在美国大学当教授的姐姐，以及曾经担任过招生委员会的学生代表的学生，从学生、教授、和录取决策三个角度，总结以下经验。

套磁信应该内容从简，表达清晰
申请者要在非常短的时间内，通过几封邮件往来就判断出是否要找这个教授当自己的导师。第一封信发出，对方如果表现出兴趣，那么接下来就会比较密集的通信，跟定节奏，正式向学院提交申请。
缺乏确切理由就发出邮件
中国学生一个普遍问题是没搞清楚写信的目的。套磁信应该带着问题或请求找对方，不能只介绍自己，人家凭什么要认识你呢?有些教授会认真的读这些邮件，可是更多教授会以怀疑的眼光看待这些邮件。如果你还没想好为什么要给某位教授写信，只是试试运气，最好别发。因为搞不好它很可能会对你的录取造成负面影响。
通常来讲，给教授写信主要出于两种原因：一是其他渠道不能获取某些信息，必须问这个教授。比如你已经做了大量工作，了解院系里有一位教授跟你的研究兴趣相关，于是需要找对方确认你能对Ta的研究计划有所贡献。第二种情况是向对方求助。比如你需要换导师，对方是适合的人选，但你又不确定Ta愿不愿意接受别人带过的学生。无论哪种情况，都要让对方明白，自己对Ta的工作了如指掌，提出任何一类请求都是建立在这种了解上的。
忽略了与研究团队的匹配，太强调自己
还有的同学长篇大论的讲自己为什么喜欢这个专业，曾经作出什么业绩。哎，教授们很忙的，你对Ta而言还是个陌生人，你说的这些跟申请学校或教授本人的研究没关系的话，对方为什么要知道这些呢?
对研究兴趣的描述太笼统
大多数教授会积极地更新他们的网页以展示他们的新研究。有的申请者没有仔细查看过这些网站，判断哪些是潜在的可以一起做研究的导师，就匆忙发信，因为心虚，只好一再强调自己的兴趣和对方匹配。其实教授很容易分辨申请者有没有诚意，有没有做足功课。
信的内容太过笼统，应从细微之处入手
大多数教授关注好几个研究领域和子领域，或者Ta的官网上列了很多从前的研究内容，如果申请人只概括的讲 我跟你匹配 ，教授会不知道你在说什么。更糟糕的是，教授可能认为你连哪个子领域都没提，连Ta的研究计划都没搞明白，没法跟你交流，当然也就懒得回信了。

套磁的四大陷阱之不知所云
申请者要在非常短的时间内，通过几封邮件往来就判断出是否要找这个教授当自己的导师。第一封信发出，对方如果表现出兴趣，那么接下来就会比较密集的通信，跟定节奏，正式向学院提交申请。
缺乏确切理由就发出邮件
中国学生一个普遍问题是没搞清楚写信的目的。套磁信应该带着问题或请求找对方，不能只介绍自己，人家凭什么要认识你呢?有些教授会认真的读这些邮件，可是更多教授会以怀疑的眼光看待这些邮件。如果你还没想好为什么要给某位教授写信，只是试试运气，最好别发。因为搞不好它很可能会对你的录取造成负面影响。
通常来讲，给教授写信主要出于两种原因：一是其他渠道不能获取某些信息，必须问这个教授。比如你已经做了大量工作，了解院系里有一位教授跟你的研究兴趣相关，于是需要找对方确认你能对Ta的研究计划有所贡献。第二种情况是向对方求助。比如你需要换导师，对方是适合的人选，但你又不确定Ta愿不愿意接受别人带过的学生。无论哪种情况，都要让对方明白，自己对Ta的工作了如指掌，提出任何一类请求都是建立在这种了解上的。
忽略了与研究团队的匹配，太强调自己
还有的同学长篇大论的讲自己为什么喜欢这个专业，曾经作出什么业绩。哎，教授们很忙的，你对Ta而言还是个陌生人，你说的这些跟申请学校或教授本人的研究没关系的话，对方为什么要知道这些呢?
对研究兴趣的描述太笼统
大多数教授会积极地更新他们的网页以展示他们的新研究。有的申请者没有仔细查看过这些网站，判断哪些是潜在的可以一起做研究的导师，就匆忙发信，因为心虚，只好一再强调自己的兴趣和对方匹配。其实教授很容易分辨申请者有没有诚意，有没有做足功课。
信的内容太过笼统，应从细微之处入手
大多数教授关注好几个研究领域和子领域，或者Ta的官网上列了很多从前的研究内容，如果申请人只概括的讲 我跟你匹配 ，教授会不知道你在说什么。更糟糕的是，教授可能认为你连哪个子领域都没提，连Ta的研究计划都没搞明白，没法跟你交流，当然也就懒得回信了。

套磁的四大陷阱之搞错身份
中国学生常犯的毛病是在国外导师面前拿自己当小学生，还以为自己放低姿态，就能抬高对方的身份。殊不知学校录取研究生，目标人群是心智成熟的青年学者，将来进入学院，是要进入导师的团队成为同事的。
表现出来的性情和品格不适合作研究生候选人
你写信的格式和口气如果像是给好朋友写的，那对方可能觉得你的亲和力用的不是地方，怀疑把你招进团队的话，你有没有成年人的担当，能不能放心的把课题交给你。
有的申请者认为形象能为自己加分，在申请信里附上照片 殊不知，这些作法都与研究精神背道而驰。一般来说，学者会尽量避免刻板印象干扰自己对事物的判断，不偏激、不自负，能直面自己与生俱来的身份。
简单的说就是：能被学校录取，是因为你展现出来的实力和研究兴趣跟他们匹配。没有被录取，就是因为招生委员会认为你不适合，并不是因为你的国籍、本科学校、颜值、性别、你爹。
言之无物的夸奖会带来反效果的
你刚开始给教授写信，对方还跟你不熟，除非你能很清晰的说出来对方有哪些见解你非常认可，不要轻易用泛泛的形容词 表扬 教授。夸奖的不是地方，对方可能会感觉被侵犯或者感到无聊。
分清楚写信的对象，教授不是学院秘书喔
另一种常见的毛病是拿老师当学院秘书，询问签证问题，让老师给改语法，让老师给列文献清单等等。这些作法会惹烦教授，或被当成笑料。
给教授写信应该围绕着研究兴趣，而不应该询问录取程序、申请条件方面的信息。除非对方询问，不要告诉教授你的GRE分数，GPA，也不应该直接问教授你能否被录取，因为录取是由招生委员会决定的，有些教授可能会授意委员会Ta青睐的候选人，但是教授无权干预录取程序和决定。不要试图通过教授开后门。

套磁的四大陷阱之细节透露品格
在任何时候，用正式称呼都是保险的
尽管很多教授都不在乎学生直呼其名，申请学校时还是应该正式的称呼对方 Professor+Last name，注意Professor不要简写成Prof。在官网上看到收信人有博士学历，但不是教授，那么可以称呼对方 Dr.+Last name。切记不要因为对方是女性，就把Professor和Dr.改成Ms。
什么时候可以改称First name了呢?当教授亲自告诉你， 你可以叫我xx 。否则的话，哪怕对方给你回信时签的是Ta的小名，你也别大剌剌的以为真的可以这样称呼对方了。在还没能自在熟练的行走在其他文化里之前，用正式一点的方式与对方相处比较保险。
自荐信发送前一定要反复核对
当我们写第一封信并发送给教授，就开始建立自己的学术信用。对方的姓名、职位和大学名称千万别弄错。有的外文名字比较难拼难念，容易出错，记得核查。如果名字写错还能收到对方回复，真是小概率事件。
发送前一定要起一个鲜明的邮件标题，无标题的邮件往往被视为垃圾邮件。标题怎么写?这方面网上有不少信息，第一封套辞信标题可以是 Question regarding the M.Arch application ，或者直接写出你要申请的项目、你感兴趣方向的名称。应该避免让人产生歧义的标题，比如 Help! , Looking for a challenging program , I want to study in your program , Greeting from Li Xiaoming 。另外，不要让标题一听上去就像是垃圾邮件，比如 Urgent request: Immediate reposes needed 。
注意拼写和语法的正确性。用Grammarly等纠错软件检查一遍 (Grammarly有免费版，也有收费版，先用免费的吧)。如果有母语是英文的人帮忙编辑那就更好了。
注意不适合用在英文书信里的习惯
别用表情符。笑脸可能放在给朋友的微信里很可爱，给教授写信还是别用了。用词完整，避免缩写。
不要一句话全部大写，慎用叹号。在英文中，大写句子和用叹号是用来表达气愤或者命令的。表达谢意应该用 Thank you very much. ，而不是 Thanks! 。
注意向对方提出请求的英文表达跟中文有差异。不要说 I hope you can , I wonder if you have time to , 显得没有礼貌，可以用 I was wondering if 。


套磁的四大陷阱之不负责任的邮件
自荐信的质量远远优于自荐信的数量
千万不要发同样内容的邮件给几位教授。有些学生喜欢从学校官网上搜索一长串教授名单，然后就泛泛的讲一句 您的研究与我的兴趣相关 ，就在家等待教授给你回信。我只能说，这样写的话，教授看一眼就会认为这个学生没有用心写，不予理会或者不疼不痒的回复。
我的一个博士生朋友曾经担任招生委员会的学生代表，她提到一段尴尬的经历。有一次，系里有两个教授同时问她要一个中国学生的申请材料，很显然这位申请者跟这俩博导联系了两三个月，也下了不少功夫，弄得两个教授都有意把Ta招到自己的团队。两个教授得知真相后再也没跟这个申请人联系，而且还跟系里打招呼把Ta设为 不受欢迎的人 。
自荐信中不要轻易带附件
附件会占用邮箱容量，收件人不会希望邮箱里充斥着大量陌生人的无用信息。所以第一封套辞信尽量不要含附件。
后续邮件往来中，如果教授提出要你的简历、研究报告，那么尽量发送PDF格式给对方，避免Word不同版本无法打开的问题。附件名称包含你的名字、附件内容和日期，不要把名字起的奇奇怪怪的文档直接发给教授，显得太随意。
如果一定要发附件，正式的表达是 Attached please find my CV/proposal 。
套磁信回复 不能过于草率
一旦教授回信，我们应该及时、有针对性的回复邮件。写套辞信其实很费精力，原因就是你要能够及时的跟上教授的反馈。教授回信可能客气的说， 我今年不再打算招收新生了 ，或者肯定的告诉你说你们的研究差异很大，Ta可能会向你推荐系里另外某位教授。
这分明是一封拒信，咱们该怎么回复呢?一定要在最短时间内回复一封简短的感谢信，并快速浏览对方推荐的教授信息。如果Ta的推荐确实靠谱，你可以稍微具体的感谢对方给你提供了这样重要的指导。
还有一种情况就是，教授回信很快，还问了你一些问题，和你进一步探讨你的研究兴趣，这就表示：这位教授对你有兴趣!千万别以为这就大功告成了，也不要简单的回复一句谢谢。正确的做法是：针对教授回信中提出的问题一一作答，答复时间越快越好，但是要保证质量。
对第一次申请研究生的人来说，花上2-3天好好写一封高质量的答复信是有必要的。接下来的时间里，教授与申请者就是通过这种你来我往的邮件交流，逐渐确定是不是能跟对方共事。但是别忘了我前面说的，与教授的书信往来不适合讨论你的录取可能性。
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