怎么提高会议效率

会议是一个组织（包含了企业、事业、团体、班级等等任何集体组织）的沟通协调平台，会议的目的是提高沟通效率，保证决策的科学性、充分性和严谨性。会议其实是有成本的，如参会人员的人工成本、会议室的租金、参会场地的能源消耗等等都是会议成本，会议效率越高其成本就越低，反之会议效率越低其成本也就越高。了降低会议成本，就应该想方设法提高会议效率。应该如何提高会议效率呢？小编分享如下，希望对你在会议组织方面有所帮助。

操作方法

【步骤01】

提前确定会议的主题和流程在会议召开前首先要搞清楚本次会议讨论的主题，讨论什么？要达到一个什么样的结果？会议按什么样的先后顺序进行讨论和发言。如果会议比较重要，那么在确定好会议主题、题目和流程后先应向上级领导进行汇报，由上级领导进行审批。

【步骤02】

提前掌握主要领导日程安排确定好主题和流程后，下一步就是确定会议召开的时间和地点，会议的地点比较好确定，根据组织的惯例和参会人员数量的多少确定即可。会议的时间确定相对来说要麻烦一些，因为可能与领导的日程相冲突。为了避免这种情况，会议的组织者应先初步拟定一个会议时间，然后询问主要领导日程安排是否与该时间相冲突，领导不止一个，就需要会议组织者选择一个主要领导都有空的时间来召开会议。

【步骤03】

提前发布会议通知和相关资料拟定好会议通知，会议通知中应包含会议的时间、地点、参会人员名单、会议的主题、流程等相关信息，注意不要有所遗漏。另外，会议若属于讨论性的会议，那么还应同时在会议附件中添加会议需要讨论的资料，这样可以让参会人员有机会提前对讨论的内容进行了解。这样就有助于提前了解资料中存在的问题，会议中发言才更具针对性，效率才能更高。

【步骤04】

提前准备和调试好会议设备如果投影仪、电脑、音响、话筒、视频线、音频线、插线板等设备在会议召开前或会议召开中出现故障，势必会导致在会议中花费一些时间来对这些设备进行修复，从而阻滞会议的进度。为了保证会议的顺利进行，所以在会议召开前对会议的相关设备设施进行试用和检查，确保设备能够正常使用。除此之外，对一些易消耗的物品（如电池），应准备备用的物，若在会议中出现异常就能够立刻进行更换。

【步骤05】

会议开始后宣布会议规则在会议开始后，先宣布会议的规则，比如会议的主题、会议的流程、发言的顺序和时间限制等。要求与会人员不能交头接耳，不能出现“上面开大会，下面开小会”的情况。会议中不允许其他人随意打断别人的发言，这样会导致发言断断续续，从而导致会议的时间延长。

【步骤06】

紧紧围绕着会议的主题发言在会议进行过程中，会议主持人应扮演好会议控制的角色。发言过程中难免会出现一些跑题、偏题的情况，主持人应该及时制止这种行为，引导发言人员回到主题上来。由于每个步骤都限制了发言时间，那么主持人还应该记录好发言时间，在临近控制时间时应提醒发言者剩余时间。若发言时间到了但发言内容还未讲完，作为主持人应立即让发言者停止发言。

【步骤07】

做好会议决议的管理和跟踪召开会议的目的就是对会议的主题进行讨论和决议，而会议决议是否被有效执行则是会议效果的衡量标准。所以，在会议结束后要形成会议纪要并进行发布，明确各项决议事项的责任人、责任单位、配合人、配合单位、完成期限等，并由会议的组织单位对会议会议决议事项进行跟踪和管理，保证会议决议得到有效的执行。

特别提示

这些方法需要长期坚持，通过长期坚持自然就能形成好的会议习惯。